Передавання справ на постійне зберігання

Передавання справ на постійне зберігання

Архівний відділ Кельменецької районної державної адміністрації повідомляє, що відповідно до законодавства державні і комунальні установи, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду (НАФ), зобов’язані передавати їх на постійне зберігання до державних архівних установ, архівних відділів міських рад після закінчення граничних строків зберігання в архіві установи, зазначених у главі 5 розділу VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (далі - Правил), затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (зі змінами). Зокрема, для документів районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, окружних судів, які утворюються в одному або декількох районах чи районах у містах, або у місті, або у районі (районах) і місті (містах), територіальних органів центральних органів виконавчої влади, а також сільськогосподарських  підприємств - 5 років.

Юридичні особи, засновані на приватній формі власності, а також об’єднання громадян, релігійні організації, документи яких віднесено до НАФ, можуть передавати їх до державних та інших архівних установ на підставі договору.

Передавання документів НАФ на постійне зберігання здійснюється щороку згідно з графіками, затвердженими керівниками установи та відповідної державної архівної установи (архівного відділу міської ради).

В установах з невеликим обсягом справ постійного зберігання (до 20 справ на рік), а також у громадських організаціях, що здійснюють діяльність у межах строків скликання, передавання документів на постійне зберігання за погодженням з відповідним державним архівом (архівним відділом міської ради) здійснюється один раз на 3-5 років або після закінчення строків скликання.

Перед передаванням справ на постійне зберігання архівом спільно з  представником державної архівної установи (архівного відділу міської ради) проводиться перевіряння наявності, фізичного та санітарно-гігієнічного стану документів. Виявлені порушення усуваються архівом установи.

Документи установ передаються на постійне зберігання в упорядкованому стані за рахунок установи за описами, затвердженими в порядку, визначеному у главі 2 розділу VII зазначених Правил.

Разом зі справами на постійне зберігання передається історична довідка про установу та її документи або продовження історичної довідки.

Документи до державної архівної установи (архівного відділу міської ради) доставляються транспортом за рахунок установи-здавальника.

Надходження документів на постійне зберігання оформлюється актом про приймання-передавання за формою, наведеною в додатку 49 до зазначених Правил, що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради, а другий залишається у справі фонду архіву установи.

Передавання справ здійснюється за описами у трьох примірниках. На всіх примірниках описів робляться позначки про приймання справ на постійне зберігання. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишається в архіві установи.

Якщо при прийманні-передаванні виявлено невідповідність між підсумковим записом в опису та фактичною наявністю справ, у кожному примірнику опису складається новий підсумковий запис, у якому наводяться фактична кількість справ, що є у наявності, та номери відсутніх справ.

Установа зобов’язана вжити заходів щодо розшуку відсутніх справ у строки, встановлені державною архівною установою (архівним відділом міської ради). На відсутні справи складається акт про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано, за формою, наведеною в додатку 36 до цих Правил, та надається довідка про проведені заходи щодо їх розшуку.

Номери відсутніх справ застерігаються в акті приймання-передавання документів на постійне зберігання.

 

Начальник  архівного відділу

районної державної адміністрації                                                                           Інна РАРЕНКО